Đang tải
Đang tải
(Chính sách chung của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 4)
(Ban hành kèm theo Quyết định số 343/2026/QĐ-TGĐ ngày 30/9/2026
của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 4)
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 4 (“ICON4”/“Công ty”) tôn trọng quyền riêng tư và cam kết xử lý dữ liệu cá nhân đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết và phù hợp pháp luật. Chính sách này là Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân chung của ICON4, quy định các nguyên tắc và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của Công ty. Tùy từng nhóm chủ thể dữ liệu hoặc hoạt động xử lý cụ thể, ICON4 có thể ban hành hoặc cung cấp Chính sách/Thông báo bảo vệ dữ liệu cá nhân chuyên biệt để bổ sung, cụ thể hóa Chính sách này.
1.1. Chính sách áp dụng đối với dữ liệu cá nhân do ICON4 xử lý trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp; tuyển dụng và quản lý lao động; quan hệ cổ đông và quản trị; đầu tư, xây dựng, bất động sản, đất đai, giải phóng mặt bằng và tái định cư; quản lý dự án, công trường, tòa nhà; giao dịch với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu; vận hành website, email, hệ thống số, camera, kiểm soát ra/vào và các hoạt động liên quan.
1.2. Chủ thể dữ liệu thuộc phạm vi Chính sách có thể bao gồm ứng viên; người lao động và cá nhân liên quan; cổ đông và cá nhân liên quan đến quản trị Công ty; khách hàng; đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu và nhân sự của các bên này; cá nhân liên quan đến dự án, đất đai, giải phóng mặt bằng, tái định cư; khách đến làm việc, người ra/vào, người tham dự sự kiện và các cá nhân khác có dữ liệu cá nhân được ICON4 xử lý.
1.3. Cơ sở pháp lý chính gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15 và các quy định pháp luật có liên quan. Căn cứ xử lý cụ thể đối với từng hoạt động được xác định theo quy định pháp luật và, khi cần thiết, được nêu tại Chính sách/Thông báo chuyên biệt tương ứng.
Tùy từng hoạt động, ICON4 có thể xử lý các nhóm dữ liệu cá nhân dưới đây trong phạm vi thông tin đó xác định hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể. Việc phân nhóm nhằm cung cấp thông tin tổng quát và không thay thế việc phân loại dữ liệu cá nhân cơ bản, dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định pháp luật.
2.1. Dữ liệu định danh và liên hệ: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin giấy tờ định danh và các thông tin nhận dạng khác khi cần thiết.
2.2. Dữ liệu liên quan đến giao dịch, hợp đồng và thanh toán: thông tin của cá nhân trong hồ sơ giao dịch, hợp đồng, thanh toán, tài khoản nhận/chi trả, bảo lãnh, nghiệm thu, bàn giao hoặc hồ sơ liên quan.
2.3. Dữ liệu ứng viên, người lao động và cá nhân liên quan: hồ sơ tuyển dụng, quan hệ lao động, chấm công, lương, thuế, bảo hiểm, đào tạo, đánh giá, phúc lợi, người phụ thuộc, người liên hệ và các thông tin liên quan trong phạm vi cần thiết.
2.4. Dữ liệu cổ đông và quản trị: thông tin cá nhân của cổ đông, người đại diện, người được ủy quyền, thành viên hoặc ứng viên cơ quan quản trị, người đại diện phần vốn và cá nhân liên quan đến quyền sở hữu cổ phần, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, chi trả cổ tức và hoạt động quản trị doanh nghiệp.
2.5. Dữ liệu liên quan đến dự án, đất đai và giải phóng mặt bằng: thông tin cá nhân trong hồ sơ pháp lý về đất, tài sản, bồi thường, hỗ trợ, tạm cư, tái định cư, chi trả và các hồ sơ dự án khác khi có liên quan đến một cá nhân cụ thể.
2.6. Dữ liệu kỹ thuật, truy cập và an ninh: thông tin tài khoản, nhật ký truy cập, địa chỉ hoặc thông tin thiết bị có khả năng xác định cá nhân, dữ liệu ra/vào, hình ảnh camera và dữ liệu kỹ thuật khác gắn với cá nhân cụ thể.
2.7. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm chỉ được xử lý khi cần thiết, có căn cứ phù hợp và áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng với tính chất, mức độ rủi ro của dữ liệu; trường hợp pháp luật yêu cầu, chủ thể dữ liệu được thông báo rõ về việc xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
3.1. Thiết lập, thực hiện và quản lý quan hệ lao động, cổ đông, khách hàng, hợp đồng, giao dịch, đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu và các quan hệ hợp pháp khác của Công ty.
3.2. Quản trị doanh nghiệp; tài chính, kế toán, thuế, bảo hiểm, nhân sự, pháp lý, lưu trữ hồ sơ; thực hiện quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng và quy định pháp luật.
3.3. Triển khai hoạt động đầu tư, dự án, đất đai, giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ, tái định cư; quản lý xây dựng, công trường, tòa nhà; bàn giao, bảo hành và các hoạt động liên quan.
3.4. Vận hành hệ thống công nghệ thông tin; quản lý tài khoản, truy cập và thiết bị; bảo đảm an ninh, an toàn; phòng ngừa, phát hiện và xử lý sự cố, gian lận; bảo vệ người, tài sản và quyền, lợi ích hợp pháp.
3.5. Liên lạc, chăm sóc khách hàng, giải quyết yêu cầu, khiếu nại; tổ chức sự kiện, truyền thông, quảng bá hoặc marketing trong phạm vi có căn cứ phù hợp và có cơ chế từ chối/rút lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.
4.1. ICON4 xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu hoặc trong các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý. Căn cứ xử lý được xác định tương ứng với từng hoạt động, mục đích và loại dữ liệu.
4.2. Khi xử lý dựa trên sự đồng ý, nội dung xin sự đồng ý được thiết kế rõ ràng, theo từng mục đích và có thể kiểm chứng; ICON4 không mặc định sự im lặng hoặc không phản hồi là sự đồng ý và lưu giữ bằng chứng về sự đồng ý theo quy định.
4.3. Chủ thể dữ liệu có thể rút lại sự đồng ý theo thủ tục được công bố. Việc rút lại không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước thời
điểm rút lại và có thể không làm chấm dứt việc xử lý trong trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu tiếp tục xử lý.
5. Nguồn thu thập, chia sẻ và chuyển dữ liệu xuyên biên giới
5.1. Dữ liệu cá nhân có thể được thu thập trực tiếp từ chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp; từ hồ sơ, giao dịch, hệ thống và thiết bị của ICON4; từ cơ quan nhà nước, Công ty thành viên, đối tác, nhà cung cấp, bên xử lý dữ liệu hoặc nguồn hợp pháp khác, phù hợp với mục đích và quy định pháp luật.
5.2. ICON4 chỉ chia sẻ, chuyển giao dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết cho mục đích xử lý đã xác định và trên căn cứ phù hợp. Tùy từng hoạt động, bên nhận có thể bao gồm đơn vị nội bộ, Công ty thành viên, nhà cung cấp/bên xử lý dữ liệu, ngân hàng, đơn vị tư vấn, nhà thầu, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên khác theo quy định pháp luật.
5.3. Bên nhận dữ liệu có trách nhiệm tuân thủ yêu cầu về mục đích, phạm vi xử lý, bảo mật và bảo vệ dữ liệu theo hợp đồng, thỏa thuận và pháp luật áp dụng; phối hợp thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu, xử lý sự cố và xóa, trả hoặc xử lý dữ liệu khi kết thúc việc xử lý theo quy định.
5.4. Một số hệ thống công nghệ, dịch vụ đám mây hoặc nền tảng có thể dẫn đến việc xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu ngoài Việt Nam. ICON4 thực hiện việc rà soát, đánh giá và các thủ tục liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới khi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
6.1. Dữ liệu cá nhân được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho mục đích xử lý, thời hạn hợp đồng, thời hạn pháp luật yêu cầu hoặc thời gian cần thiết để xác lập, thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp theo quy định.
6.2. ICON4 áp dụng các biện pháp quản lý, tổ chức và kỹ thuật phù hợp với tính chất và mức độ rủi ro của hoạt động xử lý, bao gồm phân quyền, xác thực, quản lý tài khoản và thiết bị, sao lưu, nhật ký, mã hóa khi phù hợp, đào tạo người dùng và cơ chế ứng phó sự cố.
6.3. Khi hết mục đích, căn cứ hoặc thời hạn lưu giữ, dữ liệu được xóa, hủy hoặc khử nhận dạng theo quy định pháp luật và quy trình của Công ty, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận hợp pháp yêu cầu hoặc cho phép tiếp tục lưu giữ.
7.1. Chủ thể dữ liệu có các quyền theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm quyền được biết; đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; xem, chỉnh sửa; yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường; yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu và các quyền khác theo quy định pháp luật.
7.2. ICON4 có thể yêu cầu thông tin hợp lý để xác minh danh tính, quyền đại diện và phạm vi yêu cầu. Việc thực hiện quyền, thời hạn xử lý, trường hợp từ chối hoặc giới hạn quyền được thực hiện theo Nghị định số 356/2025/NĐ-CP và pháp luật áp dụng.
7.3. Cơ chế, biểu mẫu và thông tin chi tiết để thực hiện quyền có thể được quy định tại Chính sách/Thông báo chuyên biệt hoặc hướng dẫn được ICON4 công bố tại từng thời điểm.
8.1. Tùy theo tính chất hoạt động, ICON4 có thể xây dựng, ban hành hoặc cung cấp Chính sách/Thông báo bảo vệ dữ liệu cá nhân chuyên biệt cho các nhóm: ứng viên; người lao động và cá nhân liên quan; cổ đông và quản trị; khách hàng; đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu và nhân sự liên quan; cá nhân liên quan đến dự án, đất đai, giải phóng mặt bằng, bồi thường, hỗ trợ, tái định cư; khách đến làm việc, người ra/vào, camera, sự kiện và nhóm chủ thể khác khi cần thiết.
8.2. Tài liệu chuyên biệt có thể quy định chi tiết hơn về loại dữ liệu, mục đích và căn cứ xử lý, nguồn thu thập, bên nhận/chia sẻ, chuyển dữ liệu xuyên biên giới, thời hạn lưu giữ, biện pháp bảo vệ, quyền của chủ thể dữ liệu và phương thức liên hệ.
8.3. Trường hợp Chính sách/Thông báo chuyên biệt quy định cụ thể hơn đối với một hoạt động xử lý thì nội dung chuyên biệt được áp dụng cho hoạt động đó; Chính sách chung này tiếp tục áp dụng đối với các nguyên tắc và nội dung không được quy định riêng. Tài liệu chuyên biệt không được trái với quy định pháp luật và Chính sách chung của ICON4.
8.4. Chính sách/Thông báo chuyên biệt có thể được công bố trên website, cung cấp tại thời điểm hoặc điểm thu thập dữ liệu, tích hợp trong biểu mẫu, hồ sơ, hợp đồng, giao diện điện tử, biển/QR thông báo hoặc bằng hình thức phù hợp khác để chủ thể dữ liệu có thể tiếp cận.
9.1. Yêu cầu hoặc phản ánh về dữ liệu cá nhân có thể gửi đến: Văn phòng - Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 4, Tầng 7, Tòa nhà ICON4, số 243A Đê La Thành, Phường Láng, Thành phố Hà Nội; email: vanphong@icon4.com.vn; số điện thoại: 024 37668976.
9.2. Tùy từng nhóm chủ thể dữ liệu hoặc hoạt động xử lý, Chính sách/Thông báo chuyên biệt có thể công bố đầu mối hoặc phương thức tiếp nhận bổ sung. Chủ thể dữ liệu nên sử dụng thông tin liên hệ được ICON4 công bố tại thời điểm gửi yêu cầu.
10. Rà soát, cập nhật và công bố Chính sách
10.1. Chính sách được rà soát, cập nhật khi pháp luật, mô hình hoạt động, hệ thống công nghệ hoặc hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của Công ty thay đổi. Việc sửa đổi, bổ sung nội dung trọng yếu được trình cấp có thẩm quyền của Công ty phê duyệt trước khi công bố phiên bản cập nhật.
10.2. Phiên bản hiện hành của Chính sách chung được công bố trên website chính thức của ICON4. Chính sách/Thông báo chuyên biệt được công bố hoặc cung cấp theo hình thức phù hợp; phiên bản có hiệu lực tại thời điểm xử lý được áp dụng.
